Kiểu dữ liệu Ngày/Giờ trong Microsoft Access cung cấp nhiều tùy chọn định dạng phong phú, giúp bạn hiển thị thông tin thời gian và ngày tháng theo cách phù hợp nhất với ngữ cảnh sử dụng cụ thể. Dù bạn muốn giữ các định dạng mặc định, áp dụng các định dạng có sẵn hoặc tự tạo định dạng riêng, Access đều hỗ trợ hiệu quả. Việc định dạng này chỉ thay đổi cách dữ liệu được hiển thị mà không làm thay đổi cách dữ liệu được lưu trữ hay cách người dùng nhập liệu.
Tổng quan về Định dạng Ngày và Giờ trong Access
Theo mặc định, Access hiển thị ngày và giờ theo định dạng Ngày và Thời gian dạng Dài chung. Cụ thể, ngày có thể xuất hiện dưới dạng mm/dd/yyyy (ở Hoa Kỳ) hoặc dd/mm/yyyy (ngoài Hoa Kỳ), còn thời gian thường là hh:mm:ss SA/CH. Các định dạng tự động này sẽ thay đổi tùy thuộc vào cài đặt Tùy chọn Khu vực và Ngôn ngữ của Microsoft Windows trên máy tính của bạn. Ví dụ, một ngày có thể hiển thị là 28.11.2018 12:07:12 CH ở Châu Âu, trong khi ở Hoa Kỳ lại là 28/11/2018 12:07:12 CH.
Bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh các định dạng mặc định này để đáp ứng nhu cầu cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể nhập ngày tháng theo định dạng Châu Âu (ví dụ: 28.11.2018) và cho phép bảng, biểu mẫu hoặc báo cáo hiển thị giá trị đó dưới dạng 28/11/2018. Định dạng tùy chỉnh sẽ không ảnh hưởng đến cách dữ liệu được nhập hay cách Access lưu trữ dữ liệu.
Access cũng tích hợp khả năng xác thực dữ liệu cho các trường Ngày/Giờ. Ví dụ, nếu bạn nhập một ngày không hợp lệ như 32.11.2018, Access sẽ hiển thị thông báo lỗi và cho phép bạn nhập lại giá trị hợp lệ hoặc chuyển đổi trường đó sang kiểu dữ liệu Văn bản. Các giá trị ngày hợp lệ trong Access dao động từ ngày 1 tháng 1 năm 100 SAU CÔNG NGUYÊN (AD) đến ngày 31 tháng 12 năm 9999 SAU CÔNG NGUYÊN. Giá trị thời gian hợp lệ nằm trong khoảng từ 0,0 đến 0,9999 hoặc 23:59:59.
Để giới hạn việc nhập liệu ngày và giờ theo một định dạng nhất định, bạn có thể sử dụng dấu hiệu nhập (input mask). Ví dụ, nếu áp dụng dấu hiệu nhập cho định dạng ngày kiểu Châu Âu, người dùng sẽ không thể nhập ngày theo bất kỳ định dạng nào khác. Dấu hiệu nhập có thể được áp dụng cho các trường trong bảng, kết quả truy vấn và các điều khiển trên biểu mẫu, báo cáo.
Áp dụng Định dạng Có sẵn cho Trường Ngày/Giờ
Access cung cấp một loạt các định dạng ngày và giờ được xác định trước, giúp bạn nhanh chóng thay đổi cách hiển thị dữ liệu.
Trong Bảng
- Mở bảng của bạn ở Dạng xem thiết kế.
- Trong phần trên của lưới thiết kế, chọn trường Ngày/Giờ mà bạn muốn định dạng.
- Trong phần Thuộc tính Trường, nhấp vào mũi tên trong hộp thuộc tính Định dạng, sau đó chọn một định dạng từ danh sách thả xuống.
- Sau khi chọn định dạng, nút Tùy chọn Cập nhật Thuộc tính sẽ xuất hiện, cho phép bạn áp dụng định dạng mới cho bất kỳ trường bảng hoặc điều khiển biểu mẫu nào khác sẽ kế thừa logic này. Để áp dụng thay đổi cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, nhấp vào thẻ thông minh, rồi chọn Cập nhật Định dạng ở mọi nơi Trường [Tên Trường] được sử dụng.
- Nếu bạn chọn áp dụng thay đổi cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, hộp thoại Cập nhật Thuộc tính sẽ hiển thị các biểu mẫu và đối tượng khác sẽ kế thừa định dạng mới. Nhấp Có để áp dụng định dạng.
- Lưu các thay đổi và chuyển sang Dạng xem Biểu dữ liệu để kiểm tra định dạng mới.
Trong một Biểu mẫu hoặc Báo cáo
- Mở biểu mẫu hoặc báo cáo ở Dạng xem Bố trí hoặc Dạng xem Thiết kế.
- Đặt con trỏ vào hộp văn bản chứa ngày và giờ.
- Nhấn phím F4 để hiển thị Bảng Thuộc tính.
- Đặt thuộc tính Format thành một trong các định dạng ngày được xác định trước.
Trong Truy vấn
- Mở truy vấn của bạn trong Dạng xem Thiết kế.
- Nhấp chuột phải vào trường ngày, sau đó nhấp vào Thuộc tính.
- Trong Bảng Thuộc tính, chọn định dạng bạn muốn từ danh sách thuộc tính Định dạng.
Trong Biểu thức
Bạn cũng có thể áp dụng định dạng trong biểu thức bằng cách sử dụng các hàm định dạng như Format().
Ví dụ về các Định dạng Có sẵn
Dưới đây là một số định dạng ngày và giờ được xác định trước trong Access:
| Định dạng | Mô tả | Ví dụ (với ngày 30/06/2024) |
|---|---|---|
| Ngày kiểu Chung | (Mặc định) Hiển thị giá trị ngày dưới dạng số và giá trị thời gian dưới dạng giờ, phút, giây, theo sau là SA hoặc CH. Sử dụng dấu tách ngày và giờ được quy định trong cài đặt vùng Windows. Nếu không có thành phần thời gian, chỉ hiển thị ngày. | 30/06/2024 10:10:42 SA |
| Ngày dạng Dài | Chỉ hiển thị giá trị ngày theo định dạng Ngày Dạng dài trong cài đặt vùng Windows. | Thứ hai, ngày 27 tháng 8 năm 2024 |
| Ngày dạng Trung bình | Hiển thị ngày dưới dạng dd/mmm/yy, sử dụng dấu tách ngày trong cài đặt vùng Windows. | 27 tháng 8 năm 2024 |
| Ngày dạng Ngắn | Hiển thị giá trị ngày theo định dạng Ngày Ngắn trong cài đặt vùng Windows. | 27/8/2024 |
| Thời gian dạng Dài | Hiển thị giờ, phút và giây, theo sau là SA hoặc CH. Sử dụng dấu tách giờ được quy định trong cài đặt thời gian của Windows. | 10:10:42 SA |
| Thời gian dạng Trung bình | Hiển thị giờ và phút theo sau là SA hoặc CH. Sử dụng dấu tách giờ được quy định trong cài đặt thời gian của Windows. | 10:10 SA |
| Thời gian dạng Ngắn | Chỉ hiển thị giờ và phút. Sử dụng dấu tách giờ được quy định trong cài đặt thời gian của Windows. | 10:10 |
Áp dụng Định dạng Tùy chỉnh
Nếu các định dạng có sẵn không đáp ứng yêu cầu của bạn, Access cho phép bạn tạo định dạng tùy chỉnh bằng cách sử dụng các ký tự mã cụ thể.
Khi tạo định dạng tùy chỉnh cho trường Ngày/Giờ, bạn có thể kết hợp các định dạng khác nhau bằng cách chia thành hai phần, một phần cho ngày và một phần cho thời gian, phân tách chúng bằng một khoảng trắng. Ví dụ: bạn có thể kết hợp định dạng Ngày kiểu Chung và Thời gian dạng Dài như sau: m/dd/yyyy h:mm:ss.
- Mở bảng ở Dạng xem thiết kế.
- Trong phần trên của lưới thiết kế, chọn trường Ngày/Giờ hoặc Ngày/Giờ Mở rộng mà bạn muốn định dạng.
- Trong phần Thuộc tính Trường, chọn tab Chung, nhấp vào ô bên cạnh hộp Định dạng, sau đó nhập các ký tự cụ thể dựa trên nhu cầu định dạng của bạn.
- Sau khi nhập định dạng, nút Tùy chọn Cập nhật Thuộc tính sẽ xuất hiện. Nhấp vào thẻ thông minh, rồi chọn Cập nhật Định dạng ở mọi nơi Trường [Tên Trường] được sử dụng để áp dụng định dạng cho mọi trường bảng và điều khiển biểu mẫu khác kế thừa logic này.
- Nếu bạn chọn áp dụng thay đổi cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, hộp thoại Cập nhật Thuộc tính sẽ hiển thị các biểu mẫu và đối tượng khác sẽ kế thừa định dạng mới. Nhấp Có để áp dụng định dạng.
- Lưu các thay đổi và chuyển sang Dạng xem Biểu dữ liệu để xem định dạng có đáp ứng nhu cầu của bạn hay không.
Ví dụ về Định dạng Tùy chỉnh
Dưới đây là một số ví dụ về cách bạn có thể định dạng ngày 13 tháng 1 năm 2024:
| Để định dạng ngày như… | Nhập mã này vào hộp thuộc tính Định dạng: |
|---|---|
| 2024-01-13 | yyyy-mm-dd |
| 2024 | yyyy |
| Ngày 13 tháng 1 năm 2024 | dd mmm yyyy |
| 13.01.2024 | dd.mm.yyyy (Access tự động thêm dấu gạch chéo ngược) |
| Thứ Sáu 1/13 | ddd m/d |
| 2/6 | ww/w |
| 13 tháng 1, 2024 | mmm d", "yyyy |
Các Ký tự Định dạng Tùy chỉnh
Để tạo định dạng tùy chỉnh, bạn có thể sử dụng các ký tự sau làm chỗ dành sẵn và dấu tách. Lưu ý rằng định dạng tùy chỉnh có thể mâu thuẫn với cài đặt Ngày/Giờ đã xác định trong cài đặt vùng Windows và sẽ được ưu tiên áp dụng.
| Ký tự | Mô tả |
|---|---|
| Dấu tách ngày | Điều khiển vị trí Access đặt dấu tách cho ngày, tháng và năm. Sử dụng dấu tách được xác định trong cài đặt vùng của Windows (ví dụ: dấu sổ chéo (/) trong tiếng Anh (Mỹ)). |
| Dấu tách thời gian | Điều khiển vị trí Access đặt dấu tách cho giờ, phút và giây. Sử dụng dấu tách được xác định trong cài đặt vùng của Windows (ví dụ: dấu hai chấm (:) trong tiếng Anh (Mỹ)). |
c |
Hiển thị định dạng ngày chung. |
d hoặc dd |
Hiển thị ngày trong tháng dưới dạng một hoặc hai chữ số. Sử dụng một ký tự cho một chữ số, hai ký tự cho hai chữ số. |
ddd |
Viết tắt ngày trong tuần thành ba chữ cái. |
dddd |
Viết đầy đủ tên của ngày trong tuần. |
ddddd |
Hiển thị định dạng Ngày dạng Ngắn. |
dddddd |
Hiển thị định dạng Ngày dạng Dài. |
w |
Hiển thị một số tương ứng với ngày trong tuần (1 đến 7). |
ww |
Hiển thị một số tương ứng với tuần trong năm (1 đến 53). |
m hoặc mm |
Hiển thị tháng dưới dạng số có một chữ số hoặc hai chữ số. |
mmm |
Viết tắt tên của tháng thành ba chữ cái (ví dụ: Tháng Một xuất hiện là Thg1). |
mmmm |
Viết đầy đủ tên tháng. |
q |
Hiển thị số quý lịch hiện tại (1-4). Ví dụ: nếu bạn thuê nhân viên vào tháng 5, Access sẽ hiển thị 2. |
y |
Hiển thị ngày trong năm, 1-366. |
yy |
Hiển thị hai chữ số cuối của năm. Lưu ý: Nên nhập và hiển thị tất cả bốn chữ số của năm. |
yyyy |
Hiển thị tất cả các chữ số trong năm cho 0001-9999, tùy thuộc vào phạm vi dữ liệu ngày và thời gian được hỗ trợ. |
h hoặc hh |
Hiển thị giờ dưới dạng một hoặc hai chữ số. |
n hoặc nn |
Hiển thị phút dưới dạng một hoặc hai chữ số. |
s hoặc ss |
Hiển thị giây dưới dạng một hoặc hai chữ số. |
tttt |
Hiển thị định dạng Thời gian dạng Dài. |
SA/CH |
Mười hai giờ với chữ viết hoa “SA” hoặc “CH” tùy trường hợp. |
sa/ch |
Mười hai giờ với chữ viết thường “sa” hoặc “ch” tùy trường hợp. |
S/C |
Mười hai giờ với chữ viết hoa “S” hoặc “C” tùy trường hợp. |
s/c |
Mười hai giờ với chữ viết thường “s” hoặc “c” tùy trường hợp. |
SACH |
Mười hai giờ với chỉ định sáng/chiều tương ứng như đã được xác định trong các cài đặt vùng của Windows. |
Khoảng trắng, + - $ () |
Sử dụng khoảng trắng, một số ký tự toán học (+ -) và ký hiệu tài chính ($ ¥ £) khi cần ở bất kỳ đâu trong chuỗi định dạng của bạn. Các ký hiệu toán học phổ biến khác như dấu sổ chéo (/) và dấu sao (*) phải được đặt trong dấu ngoặc kép. |
"Văn bản chữ" |
Đặt bất kỳ văn bản nào bạn muốn người dùng nhìn thấy trong dấu ngoặc kép. |
|
Buộc Access hiển thị ký tự ngay sau đó. Điều này tương đương với việc đặt một ký tự trong dấu ngoặc kép. |
* |
Khi được sử dụng, ký tự ngay sau dấu sao sẽ trở thành ký tự điền – ký tự dùng để điền khoảng trống. Access thường hiển thị văn bản căn trái và điền vào bất kỳ vùng nào bên phải của giá trị bằng khoảng trắng. Bạn có thể thêm ký tự điền vào bất kỳ đâu trong chuỗi định dạng để Access điền vào bất kỳ khoảng trống nào với ký tự đã xác định. |
[màu] |
Áp dụng màu cho tất cả các giá trị trong phần định dạng của bạn. Bạn phải đặt tên màu trong dấu ngoặc vuông và sử dụng một trong các tên sau: đen, lam, lục lam, xanh lá cây, đỏ túp, đỏ. |
Kết luận
Việc thành thạo các tùy chọn định dạng trường ngày và giờ trong Microsoft Access là một kỹ năng thiết yếu giúp bạn trình bày dữ liệu rõ ràng, chuyên nghiệp và phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng dự án. Dù là sử dụng định dạng có sẵn hay tạo định dạng tùy chỉnh, Access đều cung cấp công cụ mạnh mẽ để bạn kiểm soát hoàn toàn cách hiển thị thông tin thời gian. Bằng cách áp dụng đúng cách, bạn không chỉ cải thiện tính thẩm mỹ mà còn tăng cường khả năng dễ đọc và sử dụng của cơ sở dữ liệu.